「使えない部下」と感じたら？上司ができる7つの関わり方｜場面別のヒント

部下のことで、「なかなか思うように仕事が進まない」と悩んでいる上司も多いと思います。
やる気が見えなかったり、何度伝えても同じ失敗が続いたりすると、「使えない部下だ」と感じてしまうこともあるかもしれません。

「使えない部下」と感じるときは、部下の力が足りないというより、仕事の伝え方や任せ方が、まだかみ合っていないことも多いと思います。
その感じ方の裏には、いろいろな理由がかくれています。

この記事では、「使えない部下」と感じやすい7つの場面ごとに、上司ができる関わり方を紹介します。

1.「使えない部下」と感じるとき｜よくある7つの場面と関わり方

ひと口に「使えない」と感じるといっても、理由はいろいろです。
やる気はあるのに仕事がゆっくりな部下に「もっとやる気を出して」と言っても、かえって気持ちが下がってしまうこともあります。

そのため、場面ごとに関わり方を変えてみるのもひとつです。
よくあるのは、こんな場面です。

1-1.やる気が見えにくいとき

やる気が見えにくい理由は、仕事が楽しくない、体調がよくないなど、いろいろ考えられます。
ただ、本人も理由に気づいていないことも多いものです。

そのため、「やる気を出して」と言われても、どうすればいいかわからないままになりがちです。

関わり方

まずは、どんなときに部下のやる気が上がりやすいのかを見てみるのもいいかもしれません。
たとえば、書類の整理とミーティングなら、どちらが生き生きしているでしょうか。外回りの営業と資料づくりなら、どちらが好きそうでしょうか。

ミーティングのほうが楽しそうなら、人と話すことが好きなのかもしれません。
資料づくりのほうが好きそうなら、ひとりでコツコツ進める仕事が合っているのかもしれません。

いろいろな仕事を任せながら様子を見ていくと、少しずつ「やる気のもと」が見えてくることがあります。

部下のモチベーションについては、こちらの記事でも紹介しています。

部下のモチベーションの上げ方｜叱る・ほめる・教える場面ごとのコツ

1-2.同じ失敗がくり返されるとき

何度伝えても同じ失敗が続くと、「覚える気がないのかな」と思ってしまうこともあります。
でも実際は、仕事の中身を正しく理解できていないことが原因の場合もあります。

関わり方

こんな2つの工夫が、役に立つこともあります。

• 伝えた内容を確かめる：
  「どういうことか、自分の言葉で説明してみて」と聞いたり、実際にやってもらったりする
• すぐにメモをとってもらう：
  やり方がわかった直後に書いておくと、思いちがいのまま覚えることが減る

伝えたことが正しく届いているかを確かめて、記憶が新しいうちにメモに残す。
この2つをあわせると、同じ失敗をくり返しにくくなります。

1-3.仕事に時間がかかるとき

頼んだ仕事が、何日たっても終わらない。いつまでも同じ作業をしている。
仕事に時間がかかる理由は、大きく2つに分けられます。

• 効率のよい進め方が、まだわからない
• 心配で、何度も確認してしまう

効率のよい進め方がわからない傾向があるとき

仕事を早く進めるには、「どの順番でやれば、いちばん効率がいいか」を考える力がいります。
とくに経験が浅いうちは、「効率よくやって」と言われても、どうすればいいかわからないことがあります。

そんなときは、あなたが思う効率のよい順番を、具体的に教えてみるのもひとつです。

心配で、何度も確認してしまう傾向があるとき

慎重な人や失敗が苦手な人は、「失敗したらどうしよう」「完璧にしないと」と、何度も確かめて時間がかかることがあります。
そのぶん、チェックする仕事では力を発揮しやすいものです。

スピードばかり求めると、強いストレスになってしまうこともあります。
チームの中で役割を見直して、得意なことを生かす方法もあります。

スピードを上げる練習をしてほしいときは、「多少のミスは大目に見るから、スピードを上げる練習をしてみよう」と、先に伝えておくと安心しやすいと思います。

1-4.後ろ向きな発言が多いとき

「このアイデア、いけると思うんだけど、どう思う？」と聞いたのに、「それは無理でしょう」と返ってくる。
そんなやりとりが続くと、チームの雰囲気が重くなることもあります。

ただ、性格は長い経験の中でできてきたものなので、すぐに変えるのはむずかしいものです。

関わり方

そんなときは、「このプロジェクトをうまく進めるために、あなたはどうしたい？」と、本人の意見を聞いてみるのもいいかもしれません。

こう聞かれると、どうすればいいかを自分で考えるきっかけになります。
「後ろ向きなことは言わないで」と注意しなくても、話が前に進みやすくなります。

1-5.社会人としての常識が、まだ身についていないとき

新社会人の部下を持つと、「こんなことも知らないのか」と感じることがあるかもしれません。
常識には、2つあります。

• ふるまいの常識：あいさつや返事、話し方など
• 知識の常識：経済や社会のことなど、仕事で話題になること

ただ、社会に出たばかりの人が、まだ知らないのは自然なことです。
だれでも、少しずつ身につけてきたものだと思います。

関わり方

ふるまいのことは、その場ですぐに、やさしく伝えるのがいいと思います。
「その言い方だと相手が気にするかもしれないから、こういうときは〇〇と言うといいよ」のように、言いかえ方もそえて伝えます。

あとから言うと、「なんでいまさら？」と受け取りにくくなることもあります。

知識のことは、新聞やニュースにふれる時間をつくるのもひとつです。
朝礼で、最近のニュースを話し合う時間をつくるのもいいかもしれません。

1-6.報連相（報告・連絡・相談）が少ないとき

報連相が少ないと、上司としては困ることも多いと思います。
じつは、「どのタイミングで報連相すればいいのか」がわからないことも多いものです。

「こんなことで相談していいのかな？」と迷った結果、相談しないままになる人もいます。
メール1通ごとに報告されても大変ですし、大事なことを相談なしで決められても困る。その間の線引きが、むずかしいのだと思います。

関わり方

報連相してほしいタイミングを、前もって決めておくのもひとつです。
基本は、こんなときです。

• だれかから何かを伝えられたとき
• 解決の仕方がわからない問題が起きたとき
• 何かを決めるとき

たとえば、こんなルールにしておくと、わかりやすくなります。

それでもうまくいかないときは、最初は細かいことも相談してもらい、「これはもう連絡しなくていいよ」と一つずつ伝えていく方法もあります。

1-7.チームで動くのが苦手なとき

チームの仕事が残っているのに先に帰ってしまう、まわりに冷たい態度をとる。
そんなとき、本人は「自分ひとりでやったほうが早い」と考えていることもあります。

そう思っていると、「チームプレーが大切」と言われても、なかなか納得しにくいものです。

関わり方

思いきって、リーダーを任せてみる方法もあります。
リーダーになると、仕事も責任もふえて、ひとりでは回しきれなくなります。

まわりに頼る経験をすると、チームで動く大切さに気づくこともあります。

2.いろいろ試しても、変化が見えにくいとき

いろいろ試してみても、なかなか変化が見えないこともあります。
そんなときは、任せる仕事の大きさを見直すのもひとつです。

上司の時間にも限りがあります。
大きなトラブルを防ぐために、大事な仕事は、まわりと分担して進めるのもいいかもしれません。

長く関わっても変化が見えにくいときは、いまの仕事が本人に合っていないこともあります。
本人と話し合って、ちがう役割や部署を考えるのも、選択肢のひとつです。

イライラが続いて、上司のほうがつらくなることもあると思います。
怒りの気持ちとのつき合い方は、こちらの記事でも紹介しています。

アンガーマネジメントとは？やり方4ステップと「6秒」のコツ｜怒りとうまくつき合う方法

部下と話すときの関わり方として、コーチングという方法もあります。
こちらの記事でも紹介しています。

コーチングとは？意味・効果・進め方を、タクシーの「どちらまで？」でやさしく解説

まとめ｜「使えない部下」と感じたら、場面ごとに関わり方を変えてみる

部下を「使えない」と感じる理由は、いろいろだと思います。
「なんとかしたい」と思ったら、どんな場面で困っているのか、どうなるといいのかを、一度整理してみるのもいいかもしれません。

場面に合わせて伝え方や任せ方を変えてみると、部下の得意なことが見えてくることもあります。
できそうなところから、試してみるのもいいと思います。