タイムマネジメントとは？時間の使い方のコツ4つ｜優先順位とスケジュールの立て方

タイムマネジメントとは、時間の使い方を考えて、限られた時間の中で成果を出しやすくする工夫のことです。「時間管理」ともいいます。

「働き方改革」が進み、長く働くことを見直す流れが広がっています。
短い時間で成果を出すための時間の使い方は、多くの人にとって大切なテーマになってきました。

やることに追われて、大切な仕事が中途半端になる。締め切りに間に合わない。
そんな悩みがあるときに、この記事が少しでもヒントになればと思います。

この記事では、タイムマネジメントのメリット、苦手なときの傾向、試せる4つの方法を紹介します。

1.タイムマネジメントのメリット｜時間に余裕ができ、毎日が充実する

タイムマネジメントができると、こんなよいことがあります。

• 残業がへる：無理のない時間で働ける
• 体調をととのえやすい：休む時間をとりやすい
• 自分の時間がふえる：趣味や習いごとでリフレッシュできる
• スキルアップの時間がとれる：学ぶ時間をつくりやすい

ただ、働く時間が短くなっても、成果が下がってしまうと、本人も職場も困ってしまいます。
そこで、限られた時間をどう使うかを考えて、スケジュールを見直したり、スキルを磨いたりする工夫が生まれます。

一人ひとりの時間の使い方がよくなると、チームや会社全体の成長にもつながりやすくなります。
決められた働く時間を守るだけが、タイムマネジメントではないと思います。

2.タイムマネジメントが苦手なときの傾向｜時間の見通しがあいまい

タイムマネジメントが苦手だと感じている人も、多いのではないでしょうか？
苦手なときは、こんな傾向があることが多いようです。

• メールの確認に時間をとられてしまう
• 大事な書類の締め切りに遅れてしまう
• 寝不足で、朝の時間に間に合わない

反対に、ひとつの仕事に時間を気にせずのめりこみ、ほかの仕事が止まってしまうこともあります。

どちらも、ひとつひとつの仕事にどれくらい時間がかかるか、つかめていないことが多いようです。
予定をぎゅうぎゅうに入れて、急な仕事で予定がくずれ、大事なことが終わらない、ということもあります。

ここからは、タイムマネジメントを上手にするための方法を紹介します。

3.タイムマネジメントの方法・コツ｜4つのステップ

3-1.タスク（やること）を細かく分ける

まずは、やることを細かく分けてみます。
たとえば、期限までに企画書をつくるとします。

考えてみるのは、こんな2つです。

• どんな順番で企画書をつくるか
• それぞれに、どれくらい時間をかけるか

書き出してみると、たとえばこんな形になります。

企画書の手順	かかる時間
アイデアを練る	2日
過去の例を調べる	1日
実現に必要なものを調べる	1日
文章にまとめる	2日
上司・先輩に相談する	1日

ポイントは、それぞれを完璧にやろうと考えすぎないことです。
時間をかけすぎて締め切りに間に合わないと、もったいないですよね。

少し短めに時間を決めておくと、集中しやすくなります。
ふだんから「この作業にはどれくらいかかったか」を記録しておくと、時間の見通しが立てやすくなります。

3-2.スケジュールを立てる｜半分は空けておく

やることを分けたら、いつやるかを決めます。
「いつ、何をやるか」を決めておくと、ついあとに回してしまうことを防ぎやすくなります。

先延ばしについては、こちらの記事でも紹介しています。

先延ばし癖の原因と治し方｜ついあとに回してしまうときの3つの対策

急な仕事が入ることも考えておくのがコツです。
たとえば、働く時間の半分だけ予定を入れて、残り半分は予備にしておく。急な仕事がなければ、先の仕事を前倒しで進められます。

前の日の夜に、次の日の予定を見直すのもおすすめです。
翌日の流れがイメージできていると、朝からスムーズに動き出しやすくなります。

朝の時間の使い方も、タイムマネジメントのポイントのひとつです。
午前中のほうが頭がはたらきやすいといわれていて、大事な会議や書類づくりを午前に入れておくのもいいと思います。

早めに片づけておくと、午後に急な仕事が入っても対応しやすくなります。

3-3.優先順位をつける｜急ぎかどうか、大事かどうかで考える

スケジュールを立てるときは、「優先順位」（どれから先にやるか）を考えてみます。
前の日の夜に、次の日いちばん大事な仕事を確かめておくのもひとつです。

順番の考え方として、こんな4つの分け方があります。

これは、アメリカの経営コンサルタント、スティーブン・R・コヴィーが、本『7つの習慣』で紹介した「時間管理のマトリックス」がもとになっています。

※『7つの習慣』（スティーブン・R・コヴィー）をもとに作成

急ぎで大事なことは、トラブルの対応などが多く、「危機」や「問題」とも呼ばれます。
できれば、急ぎになる前に手をつけておきたいところです。

いちばん時間を使えるとよいのが、急ぎではないが、大事なことです。
準備や計画、学びの時間などがここに入ります。目の前の仕事をこなすだけでなく、人生の充実にもつながる部分です。

1日の中の順番も工夫できます。
朝いちばんに、すぐ終わる仕事を入れておくと、気分が乗らない日でも、少しずつエンジンがかかりやすくなります。

大事な仕事に時間を使うために、人にお願いできる仕事は、たよれる人にまかせるのもひとつです。
「自分がやった場合の8割くらいはできそう」と思える人なら、お願いしやすいと思います。

頼まれた仕事を、ときには断ることも大切です。
何でも引き受けていると、大事な仕事に時間を使えなくなることもあります。その日の予定や自分の力を考えながら、決めてみるのがいいと思います。

引き受けるときは、5分ほどで終わりそうなら、その場でやってしまう。
時間がかかりそうなら、翌日以降の予定に入れ直す、という方法もあります。

3-4.PDCAをまわす｜ふり返って、少しずつ上達する

タイムマネジメントを身につけるには、「PDCA」をまわすのもひとつの方法です。

しっかり計画を立てても、うまくいかないことや、思わぬことは起こります。
そこをふり返って、次に生かしていきます。

毎日少しずつくり返していくと、スケジュールの立て方のコツがつかめてきます。
時間にも気持ちにも余裕ができて、人との関係や、自分を高める学びに使える時間もふえやすくなります。

自分を高める学び（自己投資）については、こちらの記事でも紹介しています。

自己投資とは？おすすめ6つと金額の目安｜目的から選んで、むだにしないコツ

まとめ｜タイムマネジメントは、毎日をよりよくする工夫

タイムマネジメントは、ただ時間を管理することではないと思います。
自分の毎日の動きを見つめ直して、よりよくしていくための工夫です。

この記事では、4つの方法を紹介しました。

• やることを細かく分ける：それぞれにかかる時間をつかむ
• スケジュールを立てる：半分は予備に。前の日に見直す
• 優先順位をつける：急ぎではないが大事なことに時間を
• PDCAをまわす：ふり返って、少しずつ上達する

できそうなことから、ひとつずつ試してみるのもいいと思います。